Zwei Rollen, und der Unterschied zählt
Für die Daten Ihrer Firma - Adressen, Mandate, Suchprofile, Dokumente - ist Ihr Maklerbüro verantwortlich; die IT Hub GmbH bearbeitet sie in dessen Auftrag und nach dessen Weisung. Für die Benutzerkonten selbst - Name, Anmeldung, Protokolleinträge - ist die IT Hub GmbH verantwortlich. Wer das vermischt, verspricht entweder zu viel oder zu wenig.
Welche Daten anfallen
Zum Konto: Benutzername, Anzeigename, Mailadresse, Bürozugehörigkeit, Rollen sowie die Angaben zum zweiten Faktor. Beim Arbeiten: was Sie erfassen und ändern, jeweils mit Ihrem Namen und dem Zeitpunkt - genau das macht später nachvollziehbar, wer eine Adresse angelegt hat. Beim Betrieb: technische Protokolle mit Zeitpunkt, Anfrage und Fehlermeldung.
Bei der Registrierung
Wer seine Firma selbst registriert, ist noch kein Kunde. In Schritt eins speichern wir Ihre Mailadresse, die Sprache, den Zeitpunkt und die IP-Adresse, von der die Anfrage kam - für den Bestätigungslink (48 Stunden gültig) und um Missbrauch zu begrenzen. Wird der Link nicht geöffnet, werden diese Angaben nach sieben Tagen gelöscht. In Schritt zwei kommen Firma, Vor- und Nachname, Telefon, die gewählte Adresse und das Passwort dazu; damit entsteht Ihre Firma, und die Verantwortung für deren Daten liegt ab dann bei ihr (Abschnitt «Zwei Rollen»). Als Beleg des Vertragsschlusses bleiben Zeitpunkt und Fassung der angenommenen AGB gespeichert.
Wozu sie verwendet werden
Ausschliesslich dafür, die Anwendung bereitzustellen, sie sicher zu halten und Störungen zu finden. Es findet keine Auswertung Ihres Verhaltens statt, es gibt keine Werbung, keine Weitergabe an Dritte zu deren Zwecken und keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung.
Wo sie liegen
Auf Servern in der Schweiz. Die Dateien - Dokumente, Bilder, Anhänge - liegen neben der Anwendung im Dateisystem desselben Servers und je Kunde in einem eigenen Verzeichnis. Die Daten der Anwendung verlassen die Schweiz nicht. Was ins Ausland geht, ist im Abschnitt «Dienste Dritter» abschliessend aufgezählt: eine Prüfung gegen automatisierte Anmeldungen, Kartenbilder und - nur bei Adressen ausserhalb der Schweiz - die Ermittlung von Koordinaten. Kundendaten im Sinne von Adressen, Mandaten und Dokumenten gehören nicht dazu.
Wer sie sieht
Innerhalb Ihrer Firma nur, wer dazu berechtigt ist; jede Abfrage ist auf Ihren Mandanten eingeschränkt, und Daten anderer Maklerbüros sind technisch nicht erreichbar. Auf Seiten der IT Hub GmbH haben nur die Personen Zugriff, die für Betrieb und Unterhalt zuständig sind - und nur, soweit es für eine bestimmte Aufgabe nötig ist.
Wie lange sie bleiben
Gelöschte Adressen, Mandate, Suchprofile und Dokumente kommen zunächst in einen Papierkorb und lassen sich 90 Tage lang zurückholen; danach werden sie endgültig entfernt, samt der zugehörigen Dateien. Ein gelöschtes Benutzerkonto verliert Passwort, Rollen und Bürozuteilung sofort; der Name bleibt bestehen, damit in den erfassten Sätzen weiterhin steht, wer sie angelegt hat. Technische Protokolle werden nach kurzer Zeit überschrieben.
Was im Browser gespeichert wird
Keine Werbe- oder Verfolgungscookies. Im Speicher des Browsers liegen: die Anmeldung für die Dauer des Reiters, die Sprache, die gewählten Spalten und der Stand Ihrer Listen. Alles davon dient der Bedienung und verlässt Ihr Gerät nicht.
Dienste Dritter
Mandatfeed bindet keine Auswertungs- oder Werbedienste und keine Schriften von fremden Servern ein. Fünf Dienste werden für einzelne Aufgaben gebraucht, jeder nur dort:
Google reCAPTCHA v3 (Google Ireland Ltd. / Google LLC, USA) auf den Formularen ohne Anmeldung - Registrierung, Anmeldung, «Passwort vergessen» - zur Abwehr automatisierter Anmeldungen. Dabei lädt der Browser ein Skript von Google, und Google erhält Ihre IP-Adresse, Angaben zum Browser und zur Interaktion mit der Seite. Es gelten Googles Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen.
OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Server in Europa) liefert die Kartenbilder, wenn Sie eine Karte öffnen; dabei erhält der Kartenserver Ihre IP-Adresse und den Kartenausschnitt.
swisstopo (Bundesamt für Landestopografie, Schweiz) ermittelt zu Schweizer Adressen die Koordinaten; übermittelt wird die Adresse des Objekts, keine Person.
Google Geocoding (Google LLC, USA) ermittelt Koordinaten nur für Adressen ausserhalb der Schweiz; übermittelt wird die Objektadresse.
OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) beantwortet die KI-Funktionen - nur, wenn Sie einen KI-Knopf drücken, und nur mit dem, was der jeweilige Vorschlag braucht: für Inseratstexte die Angaben, die ohnehin auf das Portal gehen; zum Einordnen und Beantworten einer Anfrage deren Absender und Nachricht; für eine Pendenz den Text der Telefonnotiz; für den Vermarktungsbericht die angehakten Kennzahlen; für die Zweitmeinung bei Doppeln Name, Anschrift, Telefon, E-Mail und Branche der verglichenen Einträge. Notizen, Dokumente und Auftraggeber gehen nicht mit. Die Antwort wird erst gespeichert, wenn Sie sie übernehmen. Es gilt die Datenschutzerklärung von OpenAI; nach deren Bestimmungen für die Programmierschnittstelle werden übermittelte Inhalte nicht zum Trainieren der Modelle verwendet.
Auftragsbearbeitungsvertrag
Für die Daten Ihrer Firma bearbeitet die IT Hub GmbH als Auftragsbearbeiterin nach Art. 9 DSG. Was das im Einzelnen heisst - Weisungen, Vertraulichkeit, Massnahmen, Unterauftragsbearbeiter, Meldung von Verletzungen, Rückgabe und Löschung -, steht im Auftragsbearbeitungsvertrag. Er ist Teil des Vertrags mit jeder Firma.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Herausgabe Ihrer Daten. Betrifft Ihr Anliegen Daten Ihrer Firma, wenden Sie sich an diese - sie entscheidet darüber. Betrifft es Ihr Benutzerkonto, wenden Sie sich an die Adresse am Ende dieser Seite. Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten wenden.
Sicherheit
Die Übertragung ist verschlüsselt. Passwörter werden nie im Klartext gespeichert. Der Zugang lässt sich mit einem zweiten Faktor absichern. Zugriffe werden protokolliert, und die Trennung zwischen den Maklerbüros ist keine Einstellung, sondern eine Regel im Datenmodell.
Anbieterin
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